OBJETIVO Establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos personales dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que desarrolla el derecho constitucional que tienen los titulares a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Lamyflex S.A., en desarrollo de su objeto social.
ALCANCE La política de tratamiento de datos personales contenida en este documento regula todos los procesos organizacionales de Lamyflex S.A. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal. En este contexto, la política es de carácter obligatorio para Lamyflex S.A., sus trabajadores y contratistas, independientemente de la relación contractual, siempre que tengan acceso a datos personales sobre los que Lamyflex S.A., tenga alguna responsabilidad.
DEFINICIONES GENERALES Autorización: Consentimiento previo, expreso, escrito, verificable e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular. Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, difusión o supresión.
FINALIDADES Lamyflex S.A. emplea los datos personales que captura en ejecución de su objeto social para las siguientes finalidades: Mantener la relación comercial con sus clientes mediante gestión de mercadeo con la obtención de datos de órdenes de compra, productos, cambios en condiciones comerciales e información relevante así como para la atención de quejas y reclamos por parte del área de Calidad o Comercial. Para la utilización de información de sus trabajadores y familiares con fines laborales, de afiliaciones a seguridad social, selección y contratación, estudios de seguridad, control de horarios, eventos de bienestar y recreación o por requerimientos legales, judiciales o administrativos y auditorías internas y externas de calidad. Sólo se realizará el tratamiento de datos personales de niños o adolescentes para efectos de afiliaciones a cajas de compensación y entidades promotoras de salud, asegurando el respeto a sus derechos fundamentales y solo podrá emitir su autorización quien tenga la patria potestad del menor. Interactuar con sus proveedores con quien tiene alguna relación, o con fines de cotizaciones, servicios, compras, pagos y evaluación, al igual que para contabilización y cancelación de cuentas por pagar. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales o tributarias que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. Sin embargo, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requieran para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
DERECHOS DE LOS TITULARES Los titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de Lamyflex S.A., tienen derecho a: Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al encargado y/o responsable del tratamiento. Solicitar copia de la autorización del manejo de datos personales al responsable. Obtener la información relacionada con el manejo dado a sus datos personales, previa solicitud. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
RESPONSABILIDAD En desarrollo de esta política Lamyflex S.A., asume los siguientes deberes: Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos. Informar al titular de los datos la finalidad para la cual se requiere esa información. Conservar la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular, para ser consultada posteriormente. Atender las consultas y reclamaciones interpuestas por los titulares de la información de conformidad con los procedimientos y tiempos de respuesta establecidos en la normatividad colombiana. Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
VIGENCIA Las bases de datos que son responsabilidad de Lamyflex S.A. tendrán su vigencia el tiempo que se mantengan las finalidades del tratamiento de la información. Esta política de tratamiento de datos personales contenida en el presente documento entra en vigencia el 3 de octubre de 2016.